4 uur tijdswinst per medewerker per dag dankzij AI-automatisering

Als je iets maakt waar een ander écht blij van wordt, geeft dat altijd een goed gevoel. Dat heb ik bij campagnes die blijken te werken, bij een scherpe positionering die ineens landt, maar ook bij automatisering. Misschien juist bij automatisering, omdat je dan niet alleen iets slimmer maakt, maar iemands werkdag lichter.

Daarom besloot ik mijn jeugdvriend Koen te helpen.

Koen keurt huizen met zijn bedrijf Gewoon Koen. En wie denkt dat zo’n werkdag vooral bestaat uit drie keuringen van een uurtje, heeft geen idee wat er daarna nog komt. Want na die keuringen begint het echte werk pas. Dan moeten 37 onderdelen worden uitgewerkt.

Kozijnen, fundering, dak, installaties, vochtplekken, scheuren, noem maar op. Alles op regelniveau beschrijven, herstelkosten inschatten, foto’s erbij zoeken, opmerkingen controleren en uiteindelijk een rapport maken dat professioneel genoeg is om door een koper, makelaar of hypotheekverstrekker serieus genomen te worden.

Dat is monnikenwerk.

En als je dan denkt dat je klaar bent, begint het administratieve deel nog. Facturen maken, betalingsachterstanden nabellen, klantgegevens opzoeken, mails terugvinden, afspraken wijzigen, agenda bijwerken en tussendoor natuurlijk gewoon bereikbaar blijven voor nieuwe aanvragen.

Ik dacht eerlijk gezegd eerst dat Koen een beetje lui was geworden toen hij nog maar vier dagen per week keuringen deed en de vrijdag gebruikte om achterstallige rapporten af te ronden. Maar ik neem dat terug. Dit vak als woninginspecteur is gewoon 60 tot 80 uur per week buffelen. En het zwaarste werk is niet eens de keuring zelf, maar alles wat daarna komt.

Eerst de basis op orde

De eerste stap was niet meteen AI. Dat is vaak de fout die mensen maken. Ze willen direct naar de magie, terwijl de basis nog rommelig is. Maar AI bovenop chaos maakt vooral snellere chaos.

Dus begonnen we met de normale automatisering.

Koen ging van een Word-template en losse administratie naar een geautomatiseerd online boekingssysteem, klantenadministratie, facturatiesysteem, mailautomation en rapporttemplates.

Dat klinkt minder spannend dan AI, maar het maakte al een enorm verschil.

Een klant boekt online een keuring. Koen keurt de datum en tijd goed of stelt een ander moment voor. Het systeem bevestigt automatisch naar de klant en stuurt meteen de factuur per mail. Geen tien telefoontjes per dag meer. Geen drie keer per dag langs de kant van de weg stoppen om de agenda erbij te pakken. Geen losse factuurtjes meer maken omdat iemand per mail of telefoon iets heeft afgesproken.

Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook aandacht.

Want elke onderbreking haalt je uit je werk. Zeker als je de hele dag onderweg bent, huizen keurt, met klanten praat en ondertussen ook nog moet onthouden wie wat heeft gevraagd.

Daarna kwam het rapportproces. Wanneer Koen thuiskwam, kon hij direct beginnen met het invullen van het eerstvolgende rapport. Niet eerst mails terugzoeken met klantgegevens en objectinformatie, want die stonden al netjes klaar. Per sectie foto’s uploaden, regels invullen, op de knop “maak rapport” drukken, controleren en verzenden.

De klant krijgt vervolgens automatisch een mail dat het rapport online klaarstaat. En omdat Koen helemaal niet bezig wil zijn met nabellen of een factuur eindelijk betaald kan worden, kan de klant het rapport pas downloaden zodra de factuur is voldaan.

Geen ongemakkelijke betaalherinneringen. Geen losse administratie. Geen gedoe.

Gewoon een proces dat klopt.

Dan ook maar direct een levensechte avatar

Omdat we voor de online boekingen toch de site moesten aanpassen, besloten we meteen nog iets extra’s mee te nemen: een levensechte AI-avatar.

Dankzij AI en platforms zoals ElevenLabs en HeyGen is het tegenwoordig relatief eenvoudig om een digitale avatar te maken waarmee bezoekers online kunnen praten. Maar ook hier wilde ik het niet alleen als gadget inzetten. Een avatar is leuk, maar hij moet wel iets oplossen.

En in het geval van Koen doet hij dat ook.

Een groot deel van zijn aanvragen komt namelijk van internationale klanten. Gemiddeld komt ongeveer 70% van zijn aanvragen van mensen uit India, China, Korea of Japan. Koen spreekt die talen zelf niet, maar zijn AI-avatar kan klanten wel in hun eigen taal helpen. Ze kunnen vragen stellen over de keuring, de werkwijze, de kosten, de planning en zelfs direct een boeking aanvragen in de taal die zij zelf het beste beheersen.

Dat maakt het proces niet alleen makkelijker voor de klant, maar ook rustiger voor Koen. Minder misverstanden. Minder heen-en-weer mailen. Minder telefoontjes waarin taal eigenlijk al vanaf de eerste zin een drempel is.

Ook dat is voor mij goede automatisering. Niet iets toevoegen omdat het technisch kan, maar omdat het een echt probleem kleiner maakt.

De praktijk is altijd net anders dan de theorie

Natuurlijk liep niet alles meteen perfect. Dat doet het nooit.

Koen moest wennen aan het nieuwe systeem en de nieuwe manier van werken. En ik moest in de praktijk ontdekken dat er altijd uitzonderingen zijn die je vooraf niet helemaal hebt voorzien.

Bijvoorbeeld wanneer een makelaar de keuring boekt, de klant de factuur moet betalen, maar de makelaar het rapport wil ontvangen. Dat lijkt een klein detail, totdat je systeem daar niet op is ingericht. Dan merk je dat automatisering pas echt goed wordt wanneer je niet alleen het standaardproces bouwt, maar ook de uitzonderingen begrijpt.

Daar was dus maatwerk voor nodig. En dat is precies hoe je het moet doen. Eerst de basis op orde. Daarna kijken waar het wringt. En dan pas verder automatiseren.

De echte gamechanger was AI

Drie weken geleden ging Koen met zijn vriendin twee weken op vakantie. Ik greep mijn kans.

Ik wilde hem bij terugkomst verrassen met de echte gamechanger: AI-automatisering voor zijn rapporten. Niet als speeltje. Niet als gimmick. Maar als praktische oplossing voor het werk waar hij dagelijks uren aan kwijt was.

De mobiele app stelt hem nu in staat om tijdens de keuring per sectie een foto te maken die direct wordt geüpload. Vervolgens spreekt hij op locatie in wat hij ziet. Gewoon in normale taal.

Bijvoorbeeld bij de keuken:

“De keuken is in goede staat. Hier en daar een krasje. Voorzien van moderne inbouwapparatuur zoals een oven, vaatwasser, koelkast, vrieskast en een Quooker voor heet water. De kitnaden moeten vervangen worden om lekkage te voorkomen. De kosten hiervoor zijn ongeveer 150 euro.”

Hoe hij dat precies inspreekt, maakt niet eens zoveel uit. De AI achter het systeem is getraind op meer dan 400 rapporten en begrijpt daardoor hoe zo’n tekst logisch moet worden opgebouwd. Niet als losse transcriptie van wat Koen zegt, maar als nette rapportregels in de juiste volgorde.

Dan wordt het bijvoorbeeld:

Regel 1: Moderne keuken met lichte gebruiksschade.

Regel 2: Voorzien van moderne ingebouwde koelkast, vrieskast, oven, Quooker en vaatwasser.

Regel 3: Kitnaden moeten worden vervangen in verband met mogelijke lekkageschade. Geschatte kosten: €150.

Dat lijkt misschien klein, maar voor Koen is dit gigantisch. Want hij hoeft niet langer eerst op locatie te kijken, daarna aantekeningen te maken, later foto’s terug te zoeken, thuis opnieuw na te denken wat hij precies zag en het vervolgens allemaal netjes uit te schrijven.

Hij doet het één keer. Op locatie. Terwijl hij toch al aan het kijken is.

Human in the loop blijft noodzakelijk

Na de laatste foto en het laatste ingesproken bericht drukt Koen op “maak rapport”. Tegen de tijd dat hij thuiskomt, staat het gehele rapport klaar.

Geen aantekeningenboekje. Geen losse agenda. Geen stapel foto’s waar hij opnieuw doorheen moet. Geen avondwerk waarbij hij nog drie rapporten moet uitwerken terwijl hij eigenlijk klaar is met zijn dag.

Maar AI is slim, niet feilloos. Dus ja, Koen blijft altijd controleren. Human in the loop, zoals dat zo mooi heet.

Dat is ook hoe je AI in dit soort processen moet gebruiken. Niet blind vertrouwen. Niet doen alsof het systeem alles beter weet. Maar de AI het zware voorwerk laten doen, zodat de professional zijn ervaring kan gebruiken voor controle, nuance en eindverantwoordelijkheid.

Na een korte inspectie van een paar minuten en soms een kleine aanpassing staan de rapporten online. Waar hij vroeger uren bezig was, is hij nu soms na een kwartier klaar.

En dan kan Koen doen waar hij eigenlijk zin in heeft.

Bijvoorbeeld de BBQ aansteken en een goede ribeye maken.

Van administratie naar rust

De eerste automatiseringsslag scheelde hem al ongeveer een uur per dag. Minder telefoontjes, minder administratie, minder facturatiegedoe en minder zoeken naar gegevens.

Maar met de AI-automatisering erbij loopt de tijdswinst op tot ongeveer vier uur per dag.

Dat is niet alleen efficiëntie. Dat is levenskwaliteit.

Want vier uur per dag minder administratief werk betekent niet alleen dat je meer kunt doen. Het betekent vooral dat je minder achter jezelf aan hoeft te rennen. Minder stress. Minder avonden achter de laptop. Minder vrijdagen vol achterstallige rapporten. Meer ruimte om het werk te doen waar je goed in bent en daarna ook nog een beetje normaal mens te zijn.

Daar zit voor mij de echte waarde van AI-automatisering.

Niet in de belofte dat alles vanzelf gaat. Niet in de hype dat AI mensen volledig vervangt. Maar in het slim weghalen van werk dat energie kost, terwijl het nauwelijks waarde toevoegt.

Als AI ervoor zorgt dat een vakman minder tijd kwijt is aan rapportregels, facturen, zoekwerk en herhaling, dan wordt zijn werk niet minder menselijk.

Dan krijgt hij juist meer ruimte om mens te zijn.

En als je dat voor elkaar krijgt, dan voelt automatisering ineens niet technisch.

Dan voelt het gewoon goed.